El grano fino de la productividad está en la gestión de las actividades del día día. La planificación a medio y largo plazo es una cosa, pero la realidad es otra bien distinta. No todos los días son iguales, ni en tu nivel de energía ni en las invasiones externas.

La clave reside en aceptar lo imprevisto como parte de lo normal.

La parte aleatoria de tu vida es mucho mayor que la pequeña porción de control real. Pero eso no invalida el uso de técnicas de gestión; al contrario, las hace más necesarias. Eso sí, tratando al entorno impredecible como una actor de primer orden.

Y entre los invasores de tu territorio de control el más temible y tenaz es el correo electrónico (o cualquiera de sus nuevos mensajeros: slack, WhatsApp.. )

📥 Correo electrónico

Revisa tu email. Apuesto a que no tienes apena correos de familiares o amigos. Todo es profesional (de tu profesión o de la de otro).

La mensajería electrónica es el ladrón de tiempo e invasor de rutina más grande del momento.

Para tratar con este formidable enemigo te presento un par de armas que me funcionan.

Inbox cero

Tomamos prestada la idea de gestión del tiempo propuesta en Getting Things Done, y tratamos la mensajería como una entrada de potenciales acciones a realizar. En GTD nos dicen que cualquier entrada en nuestra vida activa (información, requerimiento, objetivo...) debe pasar por una única puerta de entrada.

Esta terminología encaja perfectamente en el correo electrónico; es el inbox, la bandeja de entrada. El objetivo en GTD es que esa bandeja se mantenga controlada e idealmente vacía. Traducido: Tu objetivo es vaciar rutinariamente la bandeja de entrada de tus lectores de correos, noticias o mensajería profesional.

Procesar, no leer

Para ello te pido un cambio en tu lenguaje interior. En lugar de leer correo, plantéatelo como procesar correo. Y como cualquier actividad profesional, asígnale un tiempo para ello. Y bajo ningún concepto permitas que te invada fuera de esos momentos.

Según tu actividad, tus responsabilidades y tus rutinas puede que necesites una revisión cada hora, quizá tengas la fortuna de permitirte una revisión diaria. Yo suelo hacer 4 sesiones al día, coincidiendo con el inicio y fin de las jornadas de mañana y tarde. Les dedico entre 5 y 15 minutos. Menos de una hora al día.

Y ¿Qué significa procesar? Pues clasificar los correos recibidos en una de estas 4 categorías de forma sucesiva (son filtros ordenados).

  • Accionables: Algo que puedo hacer en un par de minutos (contestación rápida, evento en calendario, asignación a tarea...)
  • Pospuestos: Usar la capacidad de los lectores modernos para reenviar el correo en un momento en que lo pueda resolver.
  • Archivados: Mensaje informativo interesante. Guardar para consulta posterior (usando buscador por contenido, nada de clasificar en carpetas...)
  • Eliminados: Lo que ha llegado hasta aquí no merece más atención. Bórralo y olvídalo.

Entrada, proceso y salida. ¿te suena de algo?

📋 Tareas

Ya sea consecuencia de tus planes, o de los planes de otros, al final tienes cosas que hacer: tus tareas. Aunque potencialmente la lista de quehaceres es infinita, la clave está en la asignación de tiempo y recursos: ambos finitos.

La primera gran ley de la gestión de tareas es la asignación de tiempo concreto y cercano. Para cumplirla, deben darse las dos condiciones: duración y cercanía. Las tareas deben ser cortas, a más duración más incertidumbre. Y pensadas para hacer cuanto antes, a más lejanía más incertidumbre.

Parece pues razonable realizar el plan fino de forma diaria y establecer tareas que se resuelvan en lapso de entre 30 minutos y 3 horas.

Priorizar:

Como no todas las tareas caben en un día, tendrás que priorizar. Los criterios que uso se alinean en dos ejes:

  • Exógeno: Urgencia y valor de la tarea
  • Endógeno: Energía y motivación para ejecutarla

Fomentar la acción con mayor retorno:

Ya que no habrá recursos para todo, debemos elegir las batallas. Yo procuro adecuar mi día en torno a la tarea que mayor valor proporcione. La sitúo de forma que garantice que se hace (no la dejo para el final) y al mismo tiempo que la pueda afrontar de la mejora manera (no la pongo de primera, soy un motor diesel...)

Escoge cada día una tarea que haga que ese día merezca la pena.

Programación:

Todo este catálogo de recomendaciones son válidas para cualquier persona. Pero yo soy programador, y es probable que si estás leyendo esto tú también estés en la industria del software. Y, obviamente, hay adaptaciones más o menos formales para nuestro trabajo. Te las presentaré en un próximo artículo.